Bab 5 MANAJEMEN DAN ORGANISASI

  1. 1.             Manajemen
  • Pengertian dan peranan Manajemen

Istilah manajemen, terjemahannya dalam bahasa Indonesia hingga saat ini belum ada keseragaman. Selanjutnya, bila kita mempelajari literatur manajemen, maka akan ditemukan bahwa istilah manajemen mengandung tiga pengertian yaitu:

1. Manajemen sebagai suatu proses,

2. Manajemen sebagai kolektivitas orang-orang yang melakukan aktivitas manajemen, 3. Manajemen sebagai suatu seni (Art) dan sebagai suatu ilmu pengetahuan (Science).

Menurut pengertian yang pertama, yakni manajemen sebagai suatu proses, berbeda-beda definisi yang diberikan oleh para ahli. Untuk memperlihatkan tata warna definisi manajemen menurut pengertian yang pertama itu, dikemukakan tiga buah definisi. Dalam Encylopedia of the Social Sience dikatakan bahwa manajemen adalah suatu proses dengan  mana pelaksanaan suatu tujuan tertentu diselenggarakan dan diawasi. Selanjutnya, Hilman mengatakan bahwa manajemen adalah fungsi untuk mencapai sesuatu melalui  kegiatan orang lain dan mengawasi usaha-usaha individu untuk mencapai tujuan yang sama.

Menurut pengertian yang kedua, manajemen adalah kolektivitas orang-orang yang melakukan aktivitas manajemen. Jadi dengan kata lain, segenap orang-orang yang melakukan aktivitas manajemen dalam suatu badan tertentu disebut manajemen.

Menurut pengertian yang ketiga, manajemen adalah seni (Art) atau suatu ilmu pnegetahuan. Mengenai inipun sesungguhnya belum ada keseragaman pendapat, segolongan mengatakan bahwa manajemen adalah seni dan segolongan yang lain mengatakan bahwa manajemen adalah ilmu. Sesungguhnya kedua pendapat itu sama mengandung kebenarannya. Jadi, dari ketiga pengertian tersebut dapat disimpulkan bahwa manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian, kepemimpian, dan pengendalian kegiatan anggota organisasi dan proses penggunaan sumber daya organisasi lainnya untuk mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan.

 

  • Latar belakang sejarah manajemen

Sejak buku karangan Frederick W. Taylor berjudul The Pinciples of Scientific Management, tahun 1911, Taylor dikenal sebagai Bapak Manajemen Ilmiah.Dalam bukunya Taylor mengemukakan beberapa prinsip dalam melakukanpekerjaan, yaitu :

1)    Semua pekerjaan dapat diobservasi dan dianalisis guna menentukan cara terbaik untuk menyelesaikannya

2)    Orang yang tepat untuk memangku jabatan dapat dipilih dan dilatih secara ilmiah

 

  • Fungsi dan proses manajemen

Elemen-elemen dasar yang selalu ada dan melekat dalam proses manajemen yang akan dijadiakan acuan oleh manajer dalam melaksanakan kegiatan untuk mencapai tujuan. Fungsi manajemen dapat dilakukan di perusahaan manapun.Pada fungsi manajemen tersebut terdapat beberapa pendapat mengenai fungsi manajemen, yaitu :

1)   George R. Terry

Fungsi manajemen : planning,organizing, actuating, dan controlling.

2)   Harold Kontz dan Cyrill O’Donnel

Fungsi manajemen : planning, organizing, staffing, directing, dan conrtolling.

3)   Henry Fayol

Fungsi manajemen : planning, organizing, commanding, coordinating dan controlling

Berikut ini adalah garis besar dari keseluruhan teori yang telah dijabarkan diatas

kita dapat menyimpulkan tiga fungsi manajemen yang sangat umum digunakan yaitu perencanaan, pengorganisasian, dan pengontrolan.

  1. Perencanaan (planning)

Perencanaan adalah kegiatan pertama seorang manajer dalam rangka melaksanakan fungsi manajemen agar dapat membuat keputusan yang teratur dan logis sebelumnya harus ada keputusan terlebih dahulu sebagai petunjuk langkah-langkah selanjutnya. Keputusan itu mencakup hal-hal berikut:

–   Analisis, yaitu perhitungan bagaimana perkiraan dimasa depan.

–   Sasaran, yaitu perincian singkat dan tugas mengenai sasaran yang ingin   dicapai,menetapkan hasil yang diinginkan.

–   Kebijakan, yaitu rumusan cara-cara kerja yang akan dilaksanakn.

–   Program, yaitu urutan langkah-langkah yang akan dilakukan untuk mencapai sasaran.

–   Skedul waktu, yaitu penetapan waktu atau jadwal yang harus dilakukan.

–   Anggaran keuangan, yaitu penetapan sumber-sumber keuangan yang digunakan untuk melaksanakan proyek yang direncanakan.

*  Planning yang efektif harus memenuhi 5 W 1 H:

–   What   : apa tujuan yang hendak dicapai

–   Why    : mengapa hal tersebut perlu dilakukan

–   Where : dimana hal tersebut akan dilakukan

–   When : kapan hal tersebut akan dilakukan

–   Who  : bagaimana cara melakukannya

*  Fungsi perencanaan bermanfaat untuk hal-hal berikut:

  1. Mengimbangi ketidakteraturan dari perusahaan.
  2. Memusatkan perhatian pada sasaran.
  3. Memperoleh pengelolaan yang ekonomis dan dan efektif
  4. Memudahkan pengawasan.
  5. Mendorong orang memberikan prestasi
  6. Pelaksanaan (Actuating)

Actuating atau tahap pelasanaan merupakan penerapan atau implementasi dari rencana yang telah ditetapkan dan diorganisasikan. Actuating merupakan langkah-langkah pelaksanaan rencana didalam kondisi nyata yang mekibatkan segenap anggota organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Actuating adalah menggerakkan orang-orang agar mau bekerja dengan sendirinya atau penuh kesadarab secara bersama-sama untuk mencapai tujuan yang dikehendaki secara efektif. Dalam hal ini dibutuhkan kepemimpinan (Leadership). Leadership adalah kemampuan untuk mempengaruhi orang lain agar mau bekerja dengan tulus sehingga pekerjaan berjalan lancar dan tujuan dapat tercapai.

  1. Pengawasan (Controlling)

Pengawasan adalah fungsi manajemen yang tak kalah pentingnya, karna didalam pengawasan dilakukan koreksi. Pengawasan diperlukan untuk melihat apakah rencana dilaksanakan sesuai dengan tujuan. Tujuan pengawasan adalah untuk mencegah atau untuk memperbaiki kesalahan, penyimpangan, penyelewengan dan kegiatan lainnya yang tidak sesuai dengan rencana. Didalam pengawasan paling tidak dilakukan tiga proses, yaitu:        

–    Melakukan pengukuran terhadap hasil kerja yang telah dicapai.

–    Melakukan perbandingan hasil kerja yang telah dicapai dengan standar yang telah ditetapkan sebelumnya.

–    Melakukan koreksi terhadap hasil kerja yang meliputi pembiayaan dan efesiensi kerja.

  1. Directing (Pengarahan)

Mengarahkan bawahan, sehingga pimpinan secara manusiawi bisa mengikat bawahan untuk bekerja sama secara sukarela menyumbangkan tenaganya seefisien dan seefektif mungkin untuk mencapai tujuan organisasi.

–   Proses Manajemen

Proses manajemen didefinisikan sebagai aktivitas-aktivitas, yaitu :

–   Perencanaan, formulasi terinci untuk mencapai suatu tujuan akhir tertentu adalah aktivitas manajemen yang disebut perencanaan. Oleh karenanya, perencanaan mensyaratkan penetapan tujuan dan identifikasi metode untuk mencapai tujuan tersebut.

–   Pengendalian, perencanaan hanyalah setengah dari peretempuran. Setelah suatu rencana dibuat, rencana tersebut harus diimplementasikan, dan manajer serta pekerja harus memonitor pelaksanaannya untuk memastikan rencana tersebut berjalan sebagaimana mestinya. Aktivitas manajerial untuk memonitor pelaksanaan rencana dan melakukan tindakan korektif sesuai kebutuhan, disebut kebutuhan.

–   Pengambilan Keputusan, proses pemilihan diantara berbagai alternatif disebut dengan proses pengambilan keputusan. Fungsi manajerial ini merupakan jalinan antara perencanaan dan pengendalian. Manajer harus memilih diantara beberapa tujuan dan metode untuk melaksanakan tujuan yang dipilih. Hanya satu dari beberapa rencana yang dapat dipilih. Komentar serupa dapat dibuat berkenaan dengan fungsi pengendalian.

 

  • Ciri-ciri manajer professional
  1. Mempunyai rasa percaya diri yang besar.
  2. Berpandang jauh kedepan.
  3. Berwawasan luas.
  4. Berorientasi pada tujuan pencapaian dan hasil.

 

  • Keterampilan manajemen yang dibutuhkan

–   Menurut  Robert  L.Katz :

  1. Keterampilan konseptual (conceptional skill)
  2. Keterampilan berhubungan dengan orang lain ( Humanity skill)
  3. Keterampilan teknis (technical skill)

–   Menurut  ricky W. Griffin:

  1. 1.   Keterampilan manajamen waktu.
  2. 2.   Keterampilan membuat keputusan.

 

 

 

  1. 2.             Organisasi
  • Definisi organisasi

Menurut Boone dan Katz

Organisasi adalah suatu proses tersusun yang orang-orangnya berinteraksi untuk mencapai tujuan dari definisi dapat disimpulkan bahwa organisasi mencakup 3 elemen pokok :

a. Interaksi manusia

b. Kegiatan yang mengarah pada tujuan

c. Struktur organisasi itu sendiri

 

  • Pentingnya mengenal organisasi

Kita selalu berkaitan dengan organisasi, tim olah raga dan organisasi sosial, kelompok keagaamaan, bahkan kelompok binatang pun ada, seperti lebah, semut, rayap. Perusahaan kecil, fungsi pengorganisasian sederhana, misal : toko kelontong, manajer-pemilik toko mempekerjakan beberapa orang ; melayani pembeli, membersihkan, mengatur barang, serta menjaga toko.

 

  • Bentuk-bentuk Organisasi
  1. Organisasi Lini

Garis wewenang yang menghubungkan langsung secara vertical antara atasan dan bawahan

*  Ciri-cirinya :

–   Jumlah karyawan sedikit

–   Manajer dibawahnya hanya sebagai pelaksana

–   Sarana dan alatnya terbatas

–   Hubungan atasan dan bawahan bersifat langsung

–   Bentuk lini pada perusahaan perseorangan, pemilik perusahaan adalah top manager

  1.  Organisasi Fungsional

Wewenang dari pimpinan tertinggi dilimpahkan kepada kepala bagian yang mempunyai jabatan fungsional untuk dikerjakan para pelaksana yang mempunyai keahlian khusus.

*  Ciri-cirinya :

–   Organisasi kecil

–   Terdapat kelompok kerja staf ahli

–   Spesialisasi dalam pelaksanaan tugas

–   Target yang hendak dicapai jelas dan pasti

–   Pengawasan ketat

  1. 3.   Organisasi Garis dan Staff

Pelimpahan wewenang secara vertikal dari pimpinan ke kepala bagian dibawahnya serta masing-masing pejabat, manajer ditempatkan satu atau pejabat staff yang tidak mempunyai wewenang memerintah tetapi hanya sebagai penasihat, misal : kearsipan, keuangan, personel

*  Ciri-cirinya :

–   Hubungan atasan dan bawahan tidak seluruhnya langsung

–   Karyawan banyak

–   Organisasi besar

–   Ada 2 kelompok kerja organisasi sehingga ditekankan adanya spesialisasi, yattu Personel Lini dan Personel Staff.

  1. 4.   Organisasi Fungsional dan Garis

Wewenang dari pimpinan tertinggi dilimpahkan kepada kepala bagian dibawahnya yang mempunyai keahlian tertentu serta sebagian dilimpahkan kepada pejabat fungsional yang koordinasinya tetap diserahkan kepada kepala bagian.

*  Ciri-cirinya :

–   Tidak tampak pembedaan tugas pokok dan bantuan

–   Spesialisasi praktis pada pejabat fungsional

–   Pembagian kerja dan pelimpahan wewenang tidak membedakan perbedaan tingkat eselon

  • Prinsip-prinsip organisasi meliputi:
  1. 1.    Organisasi Harus Mempunyai Tujuan yang Jelas

Organisasi dibentuk atas dasar adanya tujuan yang ingin dicapai, dengan demikian tidak mungkin suatu organisasi tanpa adanya tujuan.  Misalnya, organisasi pelayanan kesehatan seperti rumah sakit dan puskesmas sebagai suatu organisasi, mempunyai tujuan yang ingin dicapai  antara lain, memberikan pelayanan kesehatan yang berkualitas dan lain lain.

  1. 2.    Prinsip Skala Hirarkhi

Dalam suatu organisasi harus ada garis kewenangan yang jelas dari pimpinan, pembantu pimpinan sampai pelaksana, sehingga dapat mempertegas dalam pendelegasian wewenang dan pertanggungjawaban, dan akan menunjang efektivitas jalannya organisasi secara keseluruhan.

  1. 3.    Prinsip Kesatuan Perintah

Dalam hal ini, seseorang hanya menerima perintah atau bertanggung jawab kepada seorang atasan saja.

  1. 4.    Prinsip Pendelegasian Wewenang

Seorang pemimpin mempunyai kemampuan terbatas dalam menjalankan pekerjaannya, sehingga perlu dilakukan pendelegasian wewenang kepada bawahannya. Pejabat yang diberi wewenang harus dapat menjamin tercapainya hasil yang diharapkan.  Dalam pendelegasian, wewenang yang dilimpahkan meliputi kewenangan dalam pengambilan keputusan, melakukan hubungan dengan orang lain, dan  mengadakan tindakan tanpa minta persetujuan lebih dahulu kepada atasannya lagi.

  1. 5.   Prinsip Pertanggungjawaban

Dalam menjalankan tugasnya setiap pegawai harus bertanggung jawab sepenuhnya kepada atasan.

  1. 6.   Prinsip Pembagian Pekerjaan

Suatu organisasi, untuk mencapai tujuannya, melakukan berbagai aktivitas atau kegiatan. Agar kegiatan tersebut dapat berjalan optimal maka dilakukan pembagian tugas/pekerjaan yang didasarkan kepada kemampuan dan keahlian dari masing-masing pegawai. Adanya kejelasan dalam pembagian tugas, akan memperjelas dalam pendelegasian wewenang, pertanggungjawaban, serta menunjang efektivitas jalannya organisasi.

  1. 7.   Prinsip Rentang Pengendalian

Artinya bahwa jumlah bawahan atau staf yang harus dikendalikan oleh seorang atasan perlu dibatasi secara rasional.  Rentang kendali ini sesuai dengan bentuk dan tipe organisasi, semakin besar suatu organisasi dengan jumlah pegawai yang cukup banyak, semakin kompleks rentang pengendaliannya.

 

  1. 8.   Prinsip  Fungsional

Bahwa seorang pegawai dalam suatu organisasi secara fungsional harus jelas tugas dan wewenangnya, kegiatannya, hubungan kerja, serta tanggung jawab dari pekerjaannya.

  1. 9.   Prinsip Pemisahan

Bahwa beban tugas pekerjaan seseorang tidak dapat dibebankan tanggung jawabnya kepada orang lain.

  1. 10.    Prinsip Keseimbangan

Keseimbangan antara struktur organisasi yang efektif dengan tujuan organisasi. Dalam hal ini, penyusunan struktur organisasi harus sesuai dengan tujuan dari organisasi tersebut. Tujuan organisasi tersebut akan diwujudkan melalui aktivitas/ kegiatan yang akan dilakukan.  Organisasi yang aktivitasnya sederhana (tidak kompleks) contoh ‘koperasi di suatu desa terpencil’, struktur organisasinya akan berbeda dengan organisasi koperasi yang ada di kota besar seperti di Jakarta, Bandung, atau Surabaya.

  1. 11.    Prinsip Fleksibilitas

Organisasi harus senantiasa melakukan pertumbuhan dan perkembangan sesuai dengan dinamika organisasi sendiri (internal factor) dan juga karena adanya pengaruh di luar organisasi (external factor), sehingga organisasi mampu menjalankan fungsi dalam mencapai tujuannya.

  1. 12.    Prinsip Kepemimpinan

Dalam organisasi apapun bentuknya diperlukan adanya kepemimpinan, atau dengan kata lain organisasi mampu menjalankan aktivitasnya karena adanya proses kepemimpinan yang digerakan oleh pemimpin organisasi tersebut.

 

  • Sebab keberhasilan dan kegagalan organisasi

Keberhasilan atau kegagalan organisasi pasti berhubungan dengan peran para anggotanya. Suatu keberhasilan dapat dicapai bila ada kerjasama yg baik antar para anggotanya. Sedangkan kegagalan dapat disebabkan karna adanya faktor internal di pengorganisasian tersebyut yang bersifat negatif.

 

 

Sumber :

  1. 1.    http://kahfiehudson.wordpress.com/2011/12/13/tugas-1-pengertian-organisasi-dan-manajemen/
  2. 2.    http://agushadim.blogspot.com/2011/12/softskill-bab-5-manajemen-dan.html

 

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: